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Último Capítulo - CEREMONIAL Y PROTOCOLO

Finalmente llegamos al último capítulo del libro. A lo largo de los diversos análisis que tuvimos, pudimos conocer más sobre la verdadera filosofía que significa el hecho de ser relacionista público. Como se dijo en un primer momento, las Relaciones Públicas son una disciplina profesional que conlleva muchas responsabilidades.

Es precisamente en este último análisis, en donde explicaremos un punto de las relaciones públicas, tal vez el que menos caso se le da y el que sintetiza el alma de la profesión, es la parte más abstracta de la intervención del relacionista. Y digo que es abstracta por que tal vez no refleje ningún beneficio económico, pero sí dejará marcado un precedente en los públicos, dejando una muy grata sensación en ellos.

Muchas veces tendremos la misión de preparar o realizar alguna ceremonia, de cualquier tipo por supuesto, y para ello como profesionales debemos manejar muy bien tres conceptos, estos son: etiqueta, protocolo y ceremonial. Se dice que estas tres palabras son sinónimas, pero fueron empleadas en diferentes épocas. Siendo la más moderna ceremonial.

“El protocolo es la convención que regula y ordena las normas y reglas del Ceremonial y controla su ejecución. La aplicación práctica y concreta del Ceremonial está entregada al Protocolo”.

De lo anterior mencionado podemos desprender que el ceremonial será todo lo relacionado con lo solemne, usos y costumbres que se deben tener en cuenta al momento de realizar una actividad. Una de las funciones del ceremonial es la precedencia, el punto crucial y la base de esta última. La precedencia indica el grado de jerarquía que tendrán diversos individuos, su ordenamiento y ubicación dentro de la estructura de un todo.

Es por ello que debemos tener siempre en cuenta que a lo largo de nuestra carrera nos podremos enfrentar a diversas situaciones, en el caso de tener una reunión llena de políticos, debemos saber diferenciar los cargos y ordenarlos según su jerarquía. Según el cargo que ostentan y su importancia en. Será un pecado mortal cometer un error aquí, podríamos perder nuestro trabajo. Darle la importancia adecuada a cada personaje generará buena imagen. Es lo mismo en el caso de una reunión familiar por ejemplo, siempre la mayor prioridad la tendrá el mayor de todos, tanto en ubicación como en preponderancia.

También es importante recordar que en el caso de que existan autoridades de pie, el lugar más importante siempre será el del centro(1), el segundo es el que se encuentra a la derecha de éste(2), el tercero a la izquierda del centro(3) y así sucesivamente alternando los lados.

Clasifiquemos a los actos realizados dentro de una empresa, estos pueden ser de 3 tipos:

1.      Actos solemnes

2.      Actos o eventos institucionales o de trabajo

  • Charla
  • Conferencia
  • Disertación
  • Cursillo
  • Curso
  • Taller
  • Seminario
  • Coloquio
  • Mesa Redonda
  • Panel
  • Foro
  • Encuentro
  • Simposio
  • Congreso
  • Ciclo
  • Jornada

3.      Manifestaciones de tipo social con comida

 

Finalmente llegamos a la conclusión que la gestión de las Relaciones Públicas responderán aun plan finamente elaborado y consiente del más mínimo detalle. El éxito de la campaña nos traerá grandes beneficios y satisfacciones. Para ello espero, es necesario tomar en cuenta todas las indicaciones brindadas en este blog.

Gracias

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Cuarto Capítulo - LA DINÁMICA DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Comenzamos este nuevo capítulo para hablar sobre la parte trascendental en la relación entre la organización y sus públicos.

La comunicación, es muy importante que la empresa sepa comunicar a sus públicos en este caso particular a los externos. Son diversos los casos en los cuales los clientes se han quejado del mal trato que han recibido en una organización y esto trae como consecuencia la mala reputación de la empresa.

Los públicos suelen llamar de diferentes formas los comportamientos de la empresa, entre los más recurrentes tenemos. Identidad corporativa o imagen corporativa. En este capítulo análisis vamos a aclarar los significados.

La adecuada administración de la comunicación crea dos conceptos, el de imagen y el de opinión. Y cuando es favorable nace un clima de confianza y credibilidad imprescindible para lograr la rentabilidad social.  Luego de comprender la idea anterior podemos desprender el papel fundamental de la imagen para poder de alguna forma obtener rentabilidad.

Muchas empresas trabajan bajo el concepto de que se puede conseguir de dos maneras la buena imagen: la primera que desprende que a partir de tratar de forma adecuada a nuestro públicos internos, automáticamente generaremos buena imagen y la otra que habla expresamente de tratar bien a los públicos externos para generan esa buena opinión o imagen. Y es precisamente una forma adecuada de tratar bien a los clientes, el hecho de comunicarles bien las cosas.

La identidad de la empresa es sinónimo de la imagen corporativa y es un factor que incide en la formación de la imagen institucional; toda empresa esta orientada en cinco pilares básicos: los recursos, las creencias, el mercado y la organización entrelazadas entre si por la estrategia.

Es momento de definir el concepto de públicos y diferenciarlos, por ejemplo no es lo mismo masa, que multitud, el primero es mucho mas irracional y sin ningún vinculo.

El segundo por el contrario es más limitado en número, pero más homogéneo. Cuando manejamos grandes cantidades de públicos, llegan a convertirse en una masa y esta masa se guiará por medio de una corriente de opinión, nacerá pues la opinión pública, como regulador de lo que piensa y cree la gente. Nosotros como asesores debemos manejar muy bien las corrientes de opinión y ayudar a que la organización no sea parte de aquellos que son mal vistos por los públicos.

Es por ello que para que el profesional de las RR.PP. se convierta en más que un simple constructor de imagen,  debe entender la conexión entre las relaciones públicas y las políticas de la empresa. El núcleo de esta relación es la responsabilidad social y el interés publico.

A partir de ello las RR.PP. se plantean principios, estos son:

  1. Identificar a los públicos.
  2. Estudiar a  los públicos.
  3. Investigar mediante técnicas científicas las conductas de los públicos.
  4. Buscar causas de malas prácticas de las relaciones públicas.
  5. Asegurarse de que la propia casa esté en orden.
  6. Planificar el programa o plan de acción.
  7. Asegurarse que el plan y actividades sean de doble vía.
  8. Uso eficiente de los medios de comunicación.
  9. Adaptar el programa o plan a las características de los públicos

10.  No descuidar a los líderes de los grupos (líderes de opinión).

11.  Evaluar resultados.

 

Finalmente debemos aclarar que nuestra labor como profesionales de las relaciones públicas va más allá del simple hecho de asesorar en caso de crisis, por el contrario el relacionista es también un arquitecto de las metas y políticas generales de una empresa. Embajadores de la comunicación, de lo que la organización quiere expresar hacia el exterior y de forma nuclear a su interior.

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Tercer Capítulo - EL PROCESO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Como se dijo en el análisis del capítulo anterior las relaciones públicas son un proceso, una planeación estratégicamente planteada para poder resolver cualquier tipo de problemas y también para prever que estos no sucedan.

Nos encontramos entonces ante una especialidad que fomentará el cambio entre las organizaciones y que ayudara a que estas se consoliden, crezcan y se mantengan a lo largo del tiempo. Adentrémonos en lo que significa el proceso de las relaciones públicas. Mencione que en el libro se identifica 4 fases de la planeación, ya conocidas por nosotros y por los profesionales de esta rama, estas son: investigación, planeación, comunicación y evaluación. 

Seamos claros, que mejor que decir las cosas de frente, sin conceptos que intentan adornar las cosas, para que suenen un poco mejor, lo que yo intento decir en estas líneas es en que consiste la planeación estratégica de las relaciones públicas. Comencemos entonces, la primera etapa de investigación es la de reconocimiento, es en esta etapa en la que recopilaremos todos los antecedentes de la empresa, campañas, encuestas, resultados anteriores, estudia a los públicos internos como externos.

Es una etapa en la que identificaremos los pro y contra de la organización, digamos en otras palabras situaremos nuestra posición en el mercado y nos compararemos con las competencias para poder sacar conclusiones que a la larga nos servirán de mucho. Esta etapa de la planeación es quizá la más importante de todas, porque si no detectamos algo a tiempo lo más probable es que las cosas salgan mal, pero también una buena investigación hará que se puedan prever problemas antes que sucedan y de esta forma se eviten las famosas crisis dentro de las organizaciones.

Es también la primera etapa la más larga del proceso, debido al extremo cuidado que se debe tener en la recopilación de información. Una vez que contamos con toda la información de la organización, tanto interna como externamente, es cuando pasamos a la segunda fase del proceso, la planificación. En esta etapa entraremos de lleno en lo que se convertirá nuestra campaña, digamos para solucionar ese problema detectado en la investigación. Al detectar el problema, es momento de buscar soluciones, y porque vías lograremos esa solución.

Algo que ocurre constantemente es que las empresas no saben buscar los canales adecuados para comunicar sus nuevas propuestas, es por ello que estas no llegan a sus públicos, si queremos implantar una solución debemos saber a quienes vamos a comunicar y como lo vamos a hacer.

Luego de determinar estos alcances y teniendo muy claro cual es nuestro objetivo pasaremos a la tercera etapa, comunicación y acción. En esta etapa vemos la capacidad del relacionista para escoger medios en donde aplicar, pues en esta etapa implantaremos nuestro plan, poniendo toda nuestra capacidad en la consecución de nuestras metas.

Es vital que la relación entre el profesional de la carrera y los medios de comunicación sean buenas, de esto depende en muchos casos las posibilidades de acción que tenga la campaña, aquí el autor hace mención de dos métodos que a mi parecer son importantes recordar.

El primero de ellos el método de rebote, este consiste en dar un mensaje a un líder de opinión y a su vez este lo dará a sus seguidores formando así una red expansiva. El segundo método es el de penetración de noticia, consta de tres partes indispensables y sucesivas: impacto (se da una noticia impactante, lamamos la atención), repetición (insistimos en el tema y creamos conciencia en los públicos), reiteración (hacemos que la noticia no pierda actualidad).

Luego de haber realizado la implantación de la campaña realizaremos el último paso y que en muchas empresas es dejado de lado, ya que se le considera un gasto y no una inversión, por supuesto esto es solo un comentario ignorante. La evaluación de todo el proceso, lo hicimos bien, debimos haber cambiado algo, esos serán nuestros cuestionamientos. Finalmente obtendremos un trabajo correcto y adecuado, digno de las organizaciones mas avanzadas del mundo civilizado en el cual intentamos vivir o ser parte de él.

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Segundo Capítulo-HACIA UNA DEFINICIÓN DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Vayamos avanzando en formular el concepto de Relaciones Públicas, no como disciplina profesional, sino por el lado teórico del asunto. Eyzaguirre intenta plasmar en una primera instancia a las relaciones públicas como la filosofía que todo hombre de negocios debe tener. Y lo dice de esta manera porque a diferencia de siglos anteriores el manejo de un negocio o algún tipo de servicios se refleja en la fidelidad que se crea en el cliente.

Actualmente nadie puede negar que la importancia por la satisfacción del cliente sea sinónimo de éxito en la gestión. Nadie puede dejar de lado la interacción, organización-cliente. Por muy fastidioso que pueda resultar para algunas organizaciones, estos lazos deben ser principal importancia en la empresa. Así fue como fue naciendo la gestión de RR.PP. Es preciso aclarar que el buen trato que reciba el público interno, generará una buena imagen hacia el público externo.

Y como logramos mantener a gusto e interesados en el progreso de la empresa a nuestros trabajadores, pues muy fácil, a medida que se paguen buenos sueldos, ofreciendo adecuadas condiciones de trabajo, dando la posibilidad de crecimiento en la empresa y dando una buena estabilidad en el empleo.

Acercándonos al mejor concepto sobre la Relaciones Públicas y aceptando que existen muchos conceptos que brinda el libro, me quedo con un concepto que deja entender de mejor manera el verdadero significado de esta disciplina. Diferentes asociaciones de diferentes partes del mundo la definen, pero les dejo la propuesta estadounidense, esta nos dice que las RR.PP. son en sí una administración que evalúa la actitud del público para luego atraer la comprensión de este último. El mismo caso del público se puede dar con una organización.

Al tratarse de una disciplina relativamente nueva, su papel en la empresa moderna fue y es muchas veces confundido. Algunos empresarios pensaban que la labor de esta disciplina era vender o promocionar un producto y estaban totalmente equivocados, obviamente; puesto que la labor de las Relaciones Públicas era la de administrar comunicación dentro de la organización. Un dato curioso para aquellos que no valoran su gestión. Su accionar, puede considerarse como el uno por ciento de lo que pueda significar la facturación de la empresa.

Luego de aclarar la gran importancia que tiene para la organización y recalcando lo esencial que es la constante actualización profesional, es importante que les mencione como nació la creación de sus funciones dentro de la empresa. En el continente existía una desorientación sobre este tema y fue en la Comisión Interamericana para la enseñanza de las Relaciones Públicas (Ciperp) en donde profesores de Relaciones Públicas de países como: Argentina, Brasil, Colombia, Chile, Panamá, Perú, Uruguay y Venezuela, llegaron a un acuerdo luego de diversos debates y consensos. Este estudio logro sintetizar años de estudio y practica.

El estudio nos habla de cinco funciones básicas, que representan en gran medida las Fases del proceso de Relaciones Públicas. Estas son:

  1. Asesoría
  2. Investigación
  3. Planificación
  4. Comunicación
  5. Evaluación

Las anteriormente mencionadas reflejan las funciones básicas del proceso de RR.PP. pero no son las únicas, existen funciones específicas que son parte de cada una de las FB. Cada una de ellas será analizada en la siguiente entrada. Hasta esa oportunidad.

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Primer Capítulo- UNA DISCIPLINA PROFESIONAL

Analizando el primer capítulo del libro Una Disciplina Profesional podemos sacar grandes conclusiones sobre lo que significa verdaderamente las Relaciones Públicas en el mundo empresarial y en el mundo globalizado en el cual vivimos.

Se dice que las RR.PP. son una ciencia, debido a que necesita la verificación constante y la creación de teorías que sustenten sus leyes, posteriormente estas se convertirán en leyes. Pero vayamos  ha algo más profundo, el autor plasma en su libro un verdadero manual, para profesionales, alumnos y profesores. Nos intenta enseñar cual es el verdadero perfil de un relacionista público, sus funciones y los objetivos que este debe plantearse en una organización.

A continuación sintetizaré lo que se nos muestra en este primer capítulo introductorio y preparatorio para todo aspirante a relacionista público.

Primero que nada se debe entender que la principal función de todo relacionista  es y será construir lazos de armonía entre la ORGANIZACIÓN y sus PÚBLICOS. La pregunta ahora es, ¿y cómo se logra esto?  Aquí es donde se ve el verdadero profesionalismo del relacionista.

Eyzaguirre menciona dos clases de dominio que deben manejar las RR.PP. como disciplina profesional: Un dominio Material y un dominio de estudio. Entiéndase al material como el dominio que cuida la relación organización-públicos y al de estudio a la parte crucial en la labor del relacionista, la investigación precedida de una implantación para luego concluir con la evaluación.

 Estos dos dominios, llamados así por Eyzaguirre, son la parte central del funcionamiento que se debe tener dentro de la organización. Debemos tener siempre claro que nuestra labor siempre será la de asesorar y velar por crear fidelidad de los públicos hacia la empresa y esta predisposición debe ser a lo largo del tiempo, lo más larga y duradera posible. Este debe ser el objetivo principal en nuestra gestión. Muchas empresas desconocen la importancia de esta profesión y por el contrario intentan aplicar otras tácticas, que a la larga nunca logran buenos resultados. Evidentemente este  primer capítulo intenta darnos la pauta a seguir y el camino o sendero que debe seguir el relacionista.

Debemos ser conscientes que el cumplimento de estas premisas nos ayudarán a generar buena imagen al exterior y también al interior de la organización. Efectivamente al referirnos al interior también debemos tomar en cuenta a nuestros públicos internos, al capital humano de la empresa que se merece el mayor de los cuidados y respetos, ya que tienen la misma importancia de interacción con la empresa, al igual que el público externo.

Además de estos cuidados se dice que el relacionista tiene que cumplir funciones específicas, sintetizando mencionaremos sus funciones como investigador, integrador, trabajo de persuasión, pro social e investigadora. Estas 5 funciones determinan el profesionalismo que, muy pocas personas, logran adquirir.

Y es que en la práctica son pocos aquellos, lo que reúnen ciertas características, que facilitan el cumplimento de estas necesidades para la empresa y obligaciones para el relacionista.

Las Relaciones Públicas por naturaleza, recogen diversas disciplinas de las ciencias sociales y las ciencias humanas, entre ellas la psicología, la sociología, antropología. Debemos tener en cuenta que esta carrera exigirá mucho sacrificio, horas y horas de preparación para poder servir de enlace entre dos puntos, que se deben complementar. La luz al final del camino será generar confianza, en algunos casos nuestra misión será la de asesorar y en otras seremos parte de la organización, cualquiera de las dos harán que nuestra capacidad comunicadora, persuasiva e integradora, fluya hacia el exterior y de esta manera las relaciones que algún día no fueron fuertes, crezcan, por el bien de la organización y sus públicos.